Pivot Didorong Paparan Atas dan Bawah dalam Laporan Excel - dummies

Dashboarding dan pelaporan di Excel sering mengenai menunjukkan data yang boleh diambil tindakan. Anda akan sering mendapati pengurus berminat di bahagian atas dan bawah perkara: 50 pelanggan teratas, 5 wakil jualan terendah, 10 produk teratas. Walaupun anda mungkin berfikir ini kerana pengurus mempunyai rentang perhatian seorang kanak-kanak berumur empat tahun, ada alasan yang lebih logik untuk memberi tumpuan kepada penyerang.

Jika anda, sebagai pengurus, tahu siapa yang sepuluh di bawah akaun penjanaan pendapatan, anda boleh menggunakan usaha dan sumber anda dalam membina akaun tersebut. Kerana anda kemungkinan besar tidak akan mempunyai sumber untuk memberi tumpuan kepada semua akaun, melihat subset akaun yang boleh diurus akan lebih berguna.

Untungnya, jadual pivot menjadikannya mudah untuk menapis data anda untuk lima teratas, sepuluh bawah, atau gabungan gabungan atau rekod yang paling mungkin. Berikut adalah contohnya.

Bayangkan di dalam syarikat anda, Segmen Perniagaan Aksesori adalah perniagaan margin tinggi - anda membuat keuntungan paling banyak untuk setiap dolar jualan dalam segmen Aksesori. Untuk meningkatkan jualan, pengurus anda ingin memberi tumpuan kepada 50 pelanggan yang menghabiskan paling sedikit wang aksesori. Dia jelas mahu menghabiskan masa dan sumbernya untuk mendapatkan pelanggan-pelanggan untuk membeli lebih aksesori. Inilah yang perlu dilakukan:

1. Bina jadual pangsi dengan Segmen Perniagaan di kawasan penapis, Pelanggan di kawasan baris, dan Jumlah Jualan di kawasan nilai; lihat angka itu. Untuk nilai kosmetik, tukar susun atur ke Borang Tabular.

   

2. Klik kanan mana-mana nama pelanggan dalam bidang Pelanggan, pilih Penapis, dan kemudian Top 10 - sebagaimana ditunjukkan dalam angka ini.

   

   Jangan biarkan label Top 10 mengelirukan anda. Anda boleh menggunakan pilihan Top 10 untuk menapis kedua-dua rekod atas dan bawah.

3. Dalam kotak dialog Penapis Atas 10, seperti digambarkan dalam angka ini, anda hanya perlu menentukan pandangan yang anda cari. Dalam contoh ini, anda mahu bahagian bawah 50 item (pelanggan), seperti yang ditakrifkan oleh Jumlah Jumlah Jualan bidang.

   

4. Klik OK untuk menggunakan penapis.

5. Di kawasan penapis, klik butang lungsur turun untuk medan Segmen Perniagaan dan pilih kotak semak untuk Aksesori item penapis, seperti ditunjukkan dalam angka ini.

   

   Pada ketika ini, anda mempunyai persis apa yang diminta oleh pengurus anda - 50 pelanggan yang menghabiskan paling sedikit wang aksesori. Anda boleh melangkah lebih jauh dan memformatkan laporannya dengan menyusun jumlah Jumlah Jualan dan memohon format mata wang kepada nombor. Lihat angka itu.

   

Perhatikan bahawa kerana anda membina pandangan ini menggunakan jadual pangsi, anda boleh menyesuaikan laporan yang baru anda buat dengan mudah untuk membuat pandangan yang baru.Sebagai contoh, anda boleh menambah medan SubRegion - ditunjukkan dalam angka ini - ke kawasan penapis untuk mendapatkan 50 orang pelanggan United Kingdom yang menghabiskan jumlah paling sedikit wang aksesori.

Ini adalah kuasa menggunakan jadual pangsi untuk asas papan pemuka dan laporan anda. Teruskan bermain-main dengan pilihan penapis Top 10 untuk melihat jenis laporan yang boleh anda hasilkan.

Anda mungkin dapat melihat bahawa dalam angka itu, laporan bawah 50 menunjukkan hanya 23 rekod. Ini kerana terdapat kurang daripada 50 pelanggan di pasaran United Kingdom yang mempunyai jualan aksesori. Jika anda meminta bahagian bawah 50, Excel menunjukkan sehingga 50 akaun, tetapi lebih sedikit jika terdapat kurang daripada 50.

Jika terdapat tie untuk mana-mana pangkat di bawah 50, Excel menunjukkan anda semua rekod terikat.

Anda boleh mengalih keluar penapis yang digunakan dalam jadual pangsi anda dengan mengambil tindakan ini:

1. Klik di mana-mana di dalam jadual pangsi anda untuk mengaktifkan tab konteks Alat PivotTable pada Pita.

2. Pilih tab Opsyen pada Reben.

3. Klik ikon Clear dan pilih Clear Filters, sebagaimana ditunjukkan dalam angka ini.