Merancang Sistem QuickBooks Baru 2012 - dummies

Jika anda memahami beberapa item gambar besar - perakaunan apa yang dilakukan dan apa yang dilakukan oleh sistem perakaunan - dari awal lagi, anda akan mendapati bahawa Proses Penyediaan QuickBooks 2012 menjadikannya lebih masuk akal.

Perakaunan apa yang

Fikirkan tentang perakaunan apa. Orang mungkin berhujah tentang butir-butir kecil, tetapi kebanyakan akan bersetuju bahawa perakaunan melakukan empat perkara penting berikut:

• Keuntungan dan kerugian langkah

• Laporan mengenai keadaan kewangan firma (aset, liabiliti, dan nilai bersih)

• Menyediakan rekod terperinci tentang aset, liabiliti, dan akaun ekuiti pemilik

• pihak berkepentingan, khususnya kepada pihak pengurusan

Apa sistem perakaunan lakukan

Sekarang ambil pandangan ringkas mengenai sistem perakaunan - atau sekurang-kurangnya pada sistem perakaunan perniagaan kecil - biasanya:

• Menerangkan penyata kewangan, termasuk penyata pendapatan, kunci kira-kira dan laporan perakaunan lain.

• Buat borang perniagaan, termasuk cek, gaji, invois, penyata pelanggan, dan lain-lain.

• Simpan rekod terperinci akaun utama, termasuk wang tunai, akaun belum terima (jumlah pelanggan yang berhutang firma), akaun yang perlu dibayar (jumlah syarikat yang berhutang kepada vendornya), aset tetap, dan sebagainya.

• Lakukan fungsi pengurusan maklumat khusus. Sebagai contoh, dalam industri penerbitan, penerbit buku sering membayar royalti pengarang. Jadi perakaunan royalti adalah tugas yang biasanya dilakukan oleh sistem perakaunan penerbit.

Apa QuickBooks 2012 tidak

Okay, selepas anda memahami perakaunan apa yang dilakukan dan apa yang biasanya dilakukan oleh sistem perakaunan, anda dapat melihat dengan perspektif apa yang QuickBooks lakukan:

• Menghasilkan penyata kewangan

• termasuk cek, gaji, invois pelanggan, penyata pelanggan, memo kredit, dan pesanan pembelian

• Memastikan rekod terperinci beberapa akaun utama: tunai, akaun belum terima, akaun hutang dan inventori dalam tetapan mudah

QuickBooks melakukan tiga empat perkara yang anda harapkan sistem perakaunan lakukan. QuickBooks tidak membekalkan barangan perakaunan khusus. Sebagai contoh, QuickBooks tidak melakukan perakaunan royalti.

Apa QuickBooks 2012 tidak lakukan

Jadi, QuickBooks melakukan tiga daripada empat perkara yang sistem perakaunan lakukan, tetapi ia tidak melakukan semuanya. QuickBooks sering merupakan penyelesaian perakaunan yang tidak lengkap. Oleh itu, berhati-hati dengan menetapkan harapan anda. Anda juga, biasanya, perlu mencari penyelesaian untuk beberapa keperluan perakaunan khusus anda.

QuickBooks memberikan pengguna dan perniagaan banyak fleksibiliti. Jadi, kembali kepada contoh sebelumnya, penerbit buku boleh melakukan banyak perkara yang perlu dilakukan untuk perakaunan royalti di QuickBooks. Kerja-kerja perakaunan royalti ini hanya memerlukan sejumlah pertaruhan tertentu kerana perniagaan sedang menubuhkan QuickBooks.

Namun, QuickBooks (atau sekurang-kurangnya versi QuickBooks yang paling popular) mengalami beberapa kelemahan penting:

• QuickBooks Pro tidak menyediakan cara yang baik untuk menangani pembuatan inventori. Bagaimanapun, QuickBooks Premier dan QuickBooks Enterprise Solutions menyokong perakaunan pembuatan mudah. (Versi QuickBooks ini membantu anda mengandaikan proses mengubah bahan mentah menjadi barang jadi.)

• Hanya QuickBooks Enterprise Solutions mengendalikan keadaan penyimpanan inventori di beberapa lokasi. Dengan kata lain, QuickBooks Pro dan QuickBooks Premier hanya menunjukkan, sebagai contoh, anda mempunyai 3,000 widget. Ia tidak membenarkan anda menjejaki fakta bahawa anda mempunyai 1, 000 widget di gudang, 500 widget di kedai A, dan 1, 500 widget di kedai B.

Walaupun fakta bahawa QuickBooks mungkin penyelesaian yang tidak lengkap dan mungkin tidak mengendalikan inventori seperti yang anda mahu atau perlu, QuickBooks masih penyelesaian yang sangat baik. Apa yang dilakukan QuickBooks, ia sangat baik. Pertimbangkan hakikat bahawa QuickBooks akan berada dalam masa yang lama.

Lebih jauh lagi, produk perisian perakaunan dengan 600 pengguna, misalnya, akan dihentikan daripada produk seperti QuickBooks, yang memiliki 4, 000, 000 pelanggan.