QuickBooks: 10 Tips Kewangan untuk Pemilik Perniagaan - pemilik

Pemilik perniagaan harus memainkan peranan aktif di sisi kewangan perniagaan untuk mencegah sebarang percubaan pada penggelapan atau pemalsuan. Tinjau penyata kewangan QuickBooks anda, berhati-hati di mana wang itu pergi, dan tahu siapa yang mengendalikan kewangan. Pastikan perniagaan anda selamat dan teratur dengan mengikuti sepuluh tip kewangan ini.

Tandakan semua cek anda sendiri

Ini bukan sumpah terhadap pembantu simpan. Dalam perniagaan kecil, bagaimanapun, orang (terutama penjaga buku penuh) mempunyai peluang untuk membajak anda dengan mudah. Dengan menandatangani semua cek anda sendiri, anda menyimpan jari anda pada nadi aliran keluar tunai anda. Ya, amalan ini boleh menjadi kerumitan - anda perlu mengembara kerja kertas setiap kali anda menandatangani cek - tetapi ingat alternatifnya.

Dengan cara ini, jika anda dalam perkongsian, anda harus mempunyai sekurang-kurangnya beberapa rakan kongsi menandatangani cek - atau sekurang-kurangnya cek besar.

Jangan menandatangani cara yang salah

Jika anda menandatangani banyak cek, anda mungkin tergoda untuk menggunakan tandatangan yang cepat dan marah (tidak dapat diabaikan tidak boleh dibaca). Walaupun mengarang nama anda secara tidak masuk akal masuk akal apabila anda menandatangani bola sepak, jangan lakukannya apabila anda menandatangani cek. Tanda tangan yang jelas, terutama sekali dengan rasa gaya peribadi, adalah tersendiri. Garis yang bergelombang dengan salib dan beberapa titik mudah dipalsukan.

Semak cek yang dibatalkan sebelum penjaga buku anda lakukan

Pastikan anda menyemak cek anda yang dibatalkan (imej cek yang muncul pada penyata bank anda) sebelum orang lain melihat penyata bank bulanan.

Maklumat ini tentunya bukan mengenai penjaga buku penjelajahan. Namun, pemilik perniagaan boleh menentukan jika seseorang memalsukan tandatangan pada cek hanya dengan menjadi yang pertama untuk membuka penyata bank dan dengan mengkaji setiap tandatangan pada cek yang dibatalkan.

Jika anda tidak memeriksa cek, pekerja yang tidak bertanggungjawab - terutama pembantu simpan yang boleh mengemas kini rekod akaun bank - boleh memalsukan tandatangan anda dengan sewenang-wenangnya. Dan mereka tidak akan terperangkap jika mereka tidak pernah mengundurkan akaun.

Periksa semula perdamaian bank

Titik yang berkaitan dengan cepat: Jika anda bukan orang yang melakukan perdamaian bank, pastikan untuk mengkaji semula kerja penyesuaian yang dilakukan oleh sesiapa yang melakukan kerja tersebut. (Mungkin penjaga buku anda?) Kajian ini bukan sahaja bermaksud satu lagi mata melihat kerja dan kesilapan menangkap. Kajian ini menyediakan satu lagi peluang untuk memastikan tiada perniagaan lucu.

Dan, oh, satu lagi perkara janggal: Jangan merasa cenderung mengikuti dua atau tiga prosedur sebelum ini?Kemudian anda - bukan bank - boleh makan apa-apa kerugian dari barangan seperti pemalsuan.

Pilih penjaga buku yang mengetahui komputer

Jangan risau, anda tidak perlu meminta pemeriksaan latar belakang FBI semasa menyewa seorang pembukut. Malah, jika anda menggunakan QuickBooks, anda tidak perlu mengupah orang yang akrab dengan sistem perakaunan perniagaan kecil. Tetapi ada orang yang tahu cara menyimpan buku cek dan bekerja dengan komputer. Mereka tidak sepatutnya mempunyai masalah memahami QuickBooks.

Sudah tentu, anda tidak mahu seseorang yang baru jatuh dari truk turnip. Tetapi walaupun anda mengupah seseorang yang menunggang ke bandar pada satu, anda tidak akan mempunyai banyak masalah untuk mendapatkan orang itu untuk mempercepatkan dengan QuickBooks.

Sekiranya anda boleh, temukan penjaga buku yang mengetahui simpan kira dua kali ganda dan gaji

Berikut adalah beberapa petua mengenai kemahiran teknikal kandidat yang ideal. Seorang penjaga buku yang tahu pembukuan dua kali kemasukan sangat membantu - walaupun bersikap adil, pengetahuan semacam itu mungkin tidak penting.

Selain itu, jika anda boleh, cari seseorang yang tahu bagaimana melakukan pembayaran gaji - dan bukan hanya urusan cukai gaji persekutuan, tetapi juga perniagaan monyet cukai gaji kerajaan. (Jika anda tidak dapat mencari orang jenis ini, ketahui bahawa anda boleh dengan mudah mengupdate gaji ke perkhidmatan penggajian yang besar.)

Regularly review your financial statement

Regularly produce and look over the profit and loss statement that QuickBooks effortlessly menjana. Dapatkan kebiasaan untuk melihat kunci kira-kira anda dengan senarai aset dan liabiliti. Terokai dan cari laporan lain atau dua yang memberi anda gambaran berguna dalam irama dan puisi perniagaan anda. (Sebarang kesilapan yang anda buat mungkin akan muncul sebagai nombor bodoh pada kunci kira-kira anda.)

Mungkin, anda boleh menyimpan pegangan yang cukup tegas pada operasi dengan melihat dua atau tiga laporan mudah difahami. Dan dengan kerap mengintip di penyata kewangan ini - katakan sekali atau dua kali seminggu - anda menghidupkan sistem perakaunan anda menjadi alat yang berguna untuk mencari peluang yang menarik dan untuk mengelakkan perangkap berbahaya.

Ini adalah satu cara untuk menjalankan perniagaan anda dengan melihat tiga laporan QuickBooks:

• Kenyataan keuntungan dan kerugian yang membandingkan nombor tahun semasa dan tahun sebelumnya untuk tahun sebelumnya (sehingga anda dapat melihat bagaimana anda ' semula pada tahun semasa berbanding tahun sebelumnya)

• Ringkasan penghutang akaun penuaan (supaya anda dapat melihat pelanggan dan pelanggan yang telah berlalu)

• Lembaran imbangan (sehingga anda boleh memantau wang tunai dan modal kerja anda dan melihat apa-apa perkara lucu)

Pilih sistem perakaunan yang sesuai

Apabila anda menggunakan QuickBooks, anda menggunakan perakaunan asas tunai atau perakaunan akruan. Perakaunan berasaskan tunai adalah baik apabila aliran masuk tunai mencerminkan jualannya dan aliran keluar wangnya mencerminkan perbelanjaannya. Keadaan ini tidak berlaku, bagaimanapun, dalam banyak perniagaan. Sebagai pembina kontrak rumah keluarga tunggal, sebagai contoh, mungkin ada wang masuk (dengan meminjam dari bank) tetapi tidak boleh membuat apa-apa wang. Sebagai alternatif, pemilik pajak gadai yang meminjamkan wang dengan faedah 22 peratus mungkin membuat wang tunai, walaupun wang tunai dikeluarkan dari harian perniagaan.

Sebagai peraturan umum, apabila anda membeli dan menjual inventori, perakaunan akruan asas berfungsi lebih baik daripada perakaunan asas tunai. Walau bagaimanapun, perakaunan asas tunai biasanya menangguhkan cukai pendapatan.

Jika QuickBooks tidak berfungsi untuk perniagaan anda

QuickBooks adalah program perakaunan perniagaan kecil yang hebat. Tetapi jika QuickBooks sepertinya tidak sesuai dengan keperluan anda - jika, sebagai contoh, anda memerlukan sebuah program yang berfungsi lebih baik untuk pengeluar atau termasuk beberapa ciri khusus khusus industri - anda mungkin mahu salah satu yang lebih rumit (tetapi juga lebih kuat) pakej perakaunan perniagaan kecil.

Sebelum anda melompat dari QuickBooks Pro atau QuickBooks Premier, pastikan anda menyemak versi Enterprise of QuickBooks, yang lebih mahal tetapi juga berfungsi untuk perniagaan yang lebih besar. Versi Enterprise QuickBooks kelihatan dan berfungsi hampir sama dengan versi "biasa". Sekiranya anda mengetahui QuickBooks Pro atau QuickBooks Premier, anda sudah tahu (atau kebanyakan tahu) QuickBooks Enterprise.

Jika versi QuickBooks Enterprise tidak berfungsi, anda mungkin ingin berbincang dengan akauntan anda mengenai pakej khusus industri. (Sebagai contoh, jika anda seorang pencetak komersial, sesetengah vendor mungkin telah membangunkan pakej perakaunan khusus hanya untuk pencetak komersial.)

Menjaga perkara yang mudah

Semasa menguruskan urusan kewangan perniagaan kecil, simpan perkara yang semudah mungkin. Sebenarnya, simpan urusan perniagaan anda dengan cukup mudah sehingga anda dapat dengan mudah mengetahui apakah anda menghasilkan uang dan apakah bisnis itu sihat. Nasihat ini tentang kesederhanaan mungkin agak aneh, tetapi kadang-kadang orang yang sangat cerah boleh membina struktur kewangan yang sangat kompleks untuk perniagaan mereka, termasuk pengaturan pajakan rumit, perkongsian labyrinthine dan struktur korporat, dan perkongsian keuntungan yang canggih dan perkongsian kos dengan perniagaan lain. Pengaturan kewangan super canggih ini tidak menghasilkan keuntungan apabila anda mempertimbangkan semua kos. Lebih-lebih lagi, pengaturan kompleks seperti itu hampir selalu berubah menjadi pengurusan dan menyimpan sakit kepala.