QuickBooks 2008 For Dummies Cheat Sheet - dummies

Oleh Stephen L. Nelson

Anda aset perniagaan mungkin termasuk keupayaan anda untuk bekerja dengan perisian perakaunan QuickBooks. Lembaran Cheat berguna ini membantu anda membina pengetahuan pembukuan anda - dari pengurusan fail data ke persediaan penggajian, senarai item senarai untuk membeli penjejakan pesanan dengan QuickBooks 2008.

Bagaimana Menetapkan Tarikh Tutup dan Kata Laluan di QuickBooks

QuickBooks doesn Tidak memerlukan anda atau bahkan membiarkan anda "menutup" bulan dan tahun, cara sistem perakaunan manual lama lakukan. (Apabila anda "menutup" tempoh perakaunan lama, anda benar-benar tidak mengeluarkan akaun pendapatan dan perbelanjaan, dan memindahkan jumlah bersih kepada akaun ekuiti pemilik.)

Walau bagaimanapun, QuickBooks tidak membenarkan anda menggunakan tarikh tutup dan kata laluan. Jenis penutupan menghalang seseorang daripada memasuki transaksi lebih awal daripada tarikh yang ditentukan. Jika anda menetapkan kata laluan penutup, sebagai contoh, seseorang perlu membekalkan kata laluan tersebut sebelum memasuki transaksi atau mengubah urusniaga bertarikh sebelum tarikh tutup. Jika anda tidak menetapkan kata laluan tutup, seseorang yang cuba memasuki atau menukar transaksi bertarikh sebelum tarikh tutup diberi amaran, tetapi dia masih boleh membuat atau mengubah entri.

Untuk menetapkan tarikh tutup, pilih Edit → Keutamaan, klik ikon Perakaunan, klik tab Kerahsiaan Syarikat, dan kemudian masukkan tarikh tutup (mungkin akhir akhir tahun yang terakhir) dalam Tarikh Melalui Buku Yang Ditutup Kotak. Untuk menggunakan kata laluan penutup, klik butang Tetapkan Kata Laluan, dan gunakan kotak dialog yang dipaparkan QuickBooks untuk membuat kata laluan penutupan.

Mendapatkan Sewaan Payroll dengan QuickBooks 2008

Sekiranya anda ingin menggunakan salah satu pilihan perkhidmatan QuickBooks Payroll kerana anda ingin menjimatkan wang, anda tidak takut dengan dokumen kecil, atau mungkin anda mahu kelebihan tambahan yang datang dengan melakukannya anda sendiri, anda perlu mendaftar untuk rasa perkhidmatan yang sesuai.

Untuk menyediakan pilihan perkhidmatan gaji, bersiap sedia untuk melompat di Internet. Ikuti langkah-langkah berikut:

1. Dalam QuickBooks, pilih Kakitangan → Payroll → Perintah Perkhidmatan Payroll.

   QuickBooks menyambung ke Internet dan memaparkan halaman pertama laman web berbilang halaman yang membolehkan anda untuk menandatangani dan menyediakan perkhidmatan QuickBooks Payroll.

2. Ikut arahan pada skrin.

   Nota: Menetapkan perkhidmatan Payroll QuickBooks memerlukan anda mempunyai maklumat gaji yang tepat untuk semua pekerja anda serta maklumat kadar pegangan negara. Anda akan mahu mengumpulkan semua maklumat ini sebelum memulakan. Proses menubuhkan gaji - mengandaikan bahawa anda mempunyai maklumat di tangan dan bahawa anda hanya mempunyai segelintir pekerja - tidak boleh mengambil lebih dari setengah jam.

3. Jadual gaji anda.

   Selepas anda mendaftar untuk (dan tidak langsung menyiapkan) perkhidmatan Quickrolls Payroll, anda perlu menjadualkan aktiviti gaji anda yang akan datang. Untuk melakukan ini, pilih Kakitangan → Tambah atau Edit arahan Jadual Payroll.

   Apabila QuickBooks memaparkan tetingkap Senarai Jadual Payroll, klik butang Jadual Gaji dan kemudian Baru. Apabila digesa oleh QuickBooks, terangkan gaji yang sedang anda penjadualan. Sebagai contoh, jika anda menyediakan gaji mingguan, namakan senarai gaji seperti gaji hari Jumaat. Tambahan pula, terangkan kekerapan sebagai mingguan, dua kali seminggu, setengah bulanan, dan sebagainya.

4. Huraikan pekerja anda.

   Anda perlu menggambarkan setiap pekerja anda, dan anda perlu mengenal pasti jadual gaji mana yang dimiliki oleh mereka. Pilih Pekerja → Pusat Kakitangan. Klik butang Pekerja Baru. Kemudian, gunakan tab tetingkap yang dipaparkan QuickBooks untuk memberikan nama pekerja, alamat, nombor Keselamatan Sosial, dan sebagainya. Perhatikan bahawa anda menggunakan tab Payroll dan Pampasan untuk menentukan gaji atau gaji pekerja dan untuk memberi pekerja kepada gaji yang dijadualkan.

Item Senarai yang tidak aktif dalam QuickBooks 2008

Salah satu ciri yang kemas dalam QuickBooks adalah membolehkan anda menyederhanakan senarai anda dengan menyembunyikan item yang tidak lagi aktif, termasuk yang anda harapkan akan aktif lagi nanti. Sekiranya anda mempunyai pekerja bermusim, anda boleh menyembunyikannya dari senarai Pekerja anda semasa masa tahun apabila mereka tidak berfungsi. Atau jika anda menjual rantaian kunci peringatan hanya setiap lima tahun, anda boleh menyimpannya daripada mengelap senarai Item anda pada tahun-tahun yang lepas. Anda juga boleh menyahaktifkan pelanggan dan vendor dari senarai masing-masing.

Untuk menyahaktifkan sesuatu dari senarai, yang perlu anda lakukan ialah membuka senarai dan klik dua kali item tersebut. Apabila QuickBooks membuka item, pekerja, pelanggan atau penjual yang anda mahu tidak aktif, pilih kotak semak Item Is Inactive. (Nama kotak semak berubah, bergantung pada apa yang anda cuba tolakkan.) Kemudian klik OK. QuickBooks menyembunyikan ahli ini dari senarai anda. Apabila anda memaparkan senarai kali ini, kotak Termasuk kotak Tidak aktif muncul.

Untuk melihat dan mengedit ahli tersembunyi senarai anda, cuma klik kotak Sertakan Tidak aktif. Sebarang anggota yang tidak aktif hadir dengan ikon X di sebelahnya. Sekiranya anda mahu mengaktifkan semula ahli, yang perlu anda lakukan ialah klik ikon X, dan ahli diaktifkan semula.

QuickBooks Mematuhi Pesanan Pembelian

Anda boleh membuat PO QuickBooks walaupun anda memesan barang melalui telefon atau melalui World Wide Web - iaitu, setiap kali anda tidak meminta barang secara bertulis. Mengisi pesanan pembelian membolehkan anda menentukan item yang ada pada pesanan dan apabila item tersebut akan tiba. Apa yang perlu anda lakukan ialah meminta QuickBooks, "Apa yang ada dalam pesanan, dan bila ia datang, apa-apa lagi? "Tidak sekali lagi anda perlu memasak otak anda untuk mengingati sama ada anda telah memerintahkan perkara itu dan doohickey.

Dan apabila rang undang-undang itu datang, anda akan mempunyai perkara itu pada borang PO. Setelah menulis semua item pada PO anda, anda tidak perlu mengisi tab Item pada cek anda apabila anda membayar bil.Atau, jika anda membayar bil dengan kaedah akaun yang boleh dibayar, anda tidak perlu mengisi tab Item dalam tetingkap Enter Bills. Apabila item tiba, yang perlu anda lakukan adalah membiarkan QuickBooks tahu; item tersebut akan ditambah dengan segera ke senarai inventori anda.

Gunakan PO untuk item yang anda pesan - iaitu, untuk item yang akan anda terima dan bayar pada masa akan datang. Jika anda membeli barangan di kaunter atau menerima barang yang tidak anda pesan, anda jelas tidak memerlukan PO. Apa yang perlu anda lakukan ialah membayar bil dan inventori barang yang baru saja anda beli.