QuickBooks 2012 Enterprise Solutions dalam Persekitaran Pelbagai Pengguna - dummies

QuickBooks 2012 membolehkan anda menyediakan beberapa kata laluan untuk fail data QuickBooks 2012. Apa yang benar-benar kemas mengenai ini ialah anda boleh memberitahu QuickBooks 2012 untuk mengehadkan pengguna dan kata laluan tertentu untuk melakukan perkara-perkara tertentu sahaja.

Pemilik perniagaan, misalnya, mungkin mempunyai kata laluan yang membolehkannya berbuat apa-apa. Tetapi kerani perakaunan baru, sebagai contoh, mungkin mempunyai kata laluan yang hanya membolehkannya mencatat bil ke dalam sistem.

Jika lebih daripada satu orang akan menggunakan QuickBooks 2012, anda ingin menyediakan kata laluan tambahan. Untuk melakukan ini di QuickBooks 2012 Enterprise Solutions, ikuti langkah berikut:

1. Pilih Syarikat → Pengguna → Sediakan Perintah Pengguna dan Peranan.

   QuickBooks 2012 memaparkan kotak dialog Senarai Pengguna, seperti ditunjukkan dalam ilustrasi di bawah. Kotak dialog Pengguna dan Peranan mengenalpasti mana-mana pengguna yang akses QuickBooks telah ditubuhkan dan peranan QuickBooks dapat dipenuhi apabila menggunakan QuickBooks. Senarai Pengguna, yang dipaparkan pada tab Senarai Pengguna pada kotak dialog, juga mengenalpasti siapa yang sedang log masuk ke sistem.

   

2. Beritahu QuickBooks 2012 bahawa anda ingin menambah pengguna dengan mengklik butang Baru.

   Apabila anda mengklik butang ini, QuickBooks memaparkan kotak dialog Pengguna Baru, seperti yang ditunjukkan.

   

3. Kenal pasti pengguna dan membekalkan kata laluan.

   Anda perlu memberi setiap pengguna yang anda buat kata laluan nama pengguna. Anda melakukan ini dengan memasukkan nama pendek - mungkin nama pertama pengguna - ke dalam kotak Nama Pengguna. Selepas anda mengenal pasti pengguna, anda memasukkan kata laluan pengguna ke dalam kedua-dua kotak teks Kata Laluan dan kotak teks Sahkan Password.

4. Kenal pasti peranan pengguna.

   Gunakan kotak senarai Peranan yang Tersedia untuk memilih peranan (atau tugas) pengguna yang mengisi. Kemudian tambahkan peranan yang dipilih ke senarai peranan yang diberikan oleh pengguna dengan mengklik butang Tambah. Angka berikut menunjukkan pengguna Susan dengan Akauntan yang disenaraikan sebagai peranan yang diberikan. Untuk menghapuskan peranan dari pengguna, pilih peranan dari kotak senarai Peranan yang Ditugaskan dan kemudian klik Alih Keluar.

   

5. (Pilihan) Ubah suai peranan yang diperlukan.

   Anda boleh memperhalusi peranan yang anda, dengan bantuan QuickBooks, diberikan. Untuk melakukannya, pilih tab Peranan pada kotak dialog Pengguna dan Peranan dan kemudian klik peranan yang anda hendak ubah dan butang Edit.

   Apabila QuickBooks memaparkan kotak dialog Edit Role (lihat ilustrasi di bawah), pilih aktiviti perakaunan atau kawasan dari senarai Kawasan dan Aktiviti dan kemudian gunakan butang Tahap Akses Kawasan untuk menentukan apa yang pengguna boleh melakukan peranan yang dipilih.

   

   Anda boleh menunjukkan bahawa pengguna tidak seharusnya mempunyai akses dengan memilih akses Tiada, Penuh atau Separa melalui butang radio yang sesuai.Jika pengguna sepatutnya mempunyai akses separa, anda pilih butang Separa dan kemudian semak atau nyahtandai sesuai dengan yang sesuai dengan Buat, Ubah Suai, Padam, Cetak, dan Lihat Baki kotak. Klik OK untuk menyimpan sebarang perubahan pada peranan dan kembali ke kotak dialog Pengguna dan Peranan.

   Sebagai peraturan umum, apabila ia berkaitan dengan kawalan perakaunan, anda ingin memberikan jumlah minimum akses. Jika seseorang tidak memerlukan akses kepada fail data QuickBooks untuk tugas sehari-hari, anda perlu memilih butang Tiada.

   Lebih banyak keupayaan yang anda berikan kepada mi dalam sistem perakaunan anda, semakin besar risiko seseorang dapat memperkenalkan kesilapan ke dalam sistem dan lebih mudah anda membuatnya untuk seseorang mencuri daripada anda.

6. (Pilihan) Semak semula kebenaran pengguna anda.

   Selepas anda menyediakan pengguna, anda harus (hanya berhati-hati) menyemak semula keizinan yang telah anda berikan kepada pengguna. Untuk melakukan ini, klik tab Senarai Pengguna pada kotak dialog Pengguna dan Peranan, pilih pengguna, kemudian klik butang Lihat Kebenaran.

   Apabila QuickBooks memaparkan kotak dialog Lihat Permissions, pilih pengguna dan kemudian klik butang Paparan. Ilustrasi berikut menunjukkan tetingkap Lihat Kebenaran, yang memaparkan senarai terperinci tentang apa yang pengguna boleh dan tidak boleh lakukan.