QuickBooks 2012 Pro dan Premier dalam Persekitaran Pelbagai Pengguna - dummies

QuickBooks Pro dan Premier 2012 membolehkan anda menyediakan beberapa kata laluan untuk fail data QuickBooks. Apa yang benar-benar kemas ini ialah anda boleh memberitahu QuickBooks untuk mengehadkan pengguna dan kata laluan tertentu untuk melakukan perkara-perkara tertentu sahaja.

Pemilik perniagaan, misalnya, mungkin mempunyai kata laluan yang membolehkannya berbuat apa-apa. Tetapi kerani perakaunan baru, sebagai contoh, mungkin mempunyai kata laluan yang hanya membolehkannya mencatat bil ke dalam sistem.

Untuk menubuhkan pengguna dan kata laluan tambahan dalam QuickBooks Pro dan edisi QuickBooks Premier 2012, ikuti langkah berikut:

1. Pilih Syarikat → Sediakan Pengguna dan Kata Laluan → Sediakan Pengguna.

   QuickBooks memaparkan kotak dialog Senarai Pengguna, yang mengenalpasti mana-mana pengguna yang akses QuickBooks telah ditetapkan dan yang sedang log masuk ke sistem.

2. Beritahu QuickBooks bahawa anda ingin menambah pengguna dengan mengklik butang Tambah Pengguna.

   QuickBooks memaparkan kotak dialog Kata Laluan Pengguna dan Akses Pengguna yang pertama.

3. Kenal pasti pengguna dan membekalkan kata laluan.

   Berikan setiap pengguna yang anda buat kata laluan nama pengguna dengan memasukkan nama pendek - mungkin nama pertama pengguna - ke dalam kotak Nama Pengguna. Selepas anda mengenal pasti pengguna, anda memasukkan kata laluan pengguna ke dalam kedua-dua kotak teks Kata Laluan dan kotak teks Sahkan Password.

4. Klik Seterusnya untuk meneruskan dan kemudian nyatakan sama ada anda mahu menghadkan akses untuk pengguna baru.

   Apabila QuickBooks memaparkan kotak dialog Kata Laluan Pengguna dan Akses Pengguna yang kedua, tunjukkan sama ada anda mahu menghadkan akses dan hak untuk pengguna. Jika anda mahu mengehadkan akses dan hak ( hak hanyalah perkara yang boleh dilakukan oleh pengguna), pilih butang radio terpilih Bidik Terpilih.

   Jika anda mahu pengguna dapat melakukan apa-apa, pilih butang Semua Kawasan butang radio QuickBooks. Sekiranya anda menunjukkan bahawa pengguna baru harus mempunyai akses kepada semua bidang QuickBooks, anda telah selesai menyediakan kata laluan pengguna. Anda boleh melangkau langkah-langkah yang selebihnya.

5. Klik Seterusnya untuk meneruskan dan kemudian menerangkan akses kepada maklumat dan tugas dan jualan yang boleh diterima dan jualan akaun.

   Selepas anda melengkapkan Langkah 4, QuickBooks memaparkan kotak dialog Kata Laluan Pengguna dan Akses Pengguna yang ketiga. Ini adalah yang pertama dari sepuluh kotak dialog yang membimbing anda melalui temu bual bertanya soalan terperinci mengenai jenis akses yang harus diberikan oleh setiap pengguna ke kawasan tertentu.

6. Klik Seterusnya dan kemudian gambarkan hak pembelian dan akaun hutang.

   Selepas anda melengkapkan Langkah 5 dengan mengklik Seterusnya, QuickBooks memaparkan kotak dialog Kata Singkirkan Pengguna dan Akses Pengguna yang keempat, yang membolehkan anda menentukan apa akses pengguna baru ini dalam pembelian dan akaun-akaun yang perlu dibayar.Anda boleh memilih Akses radio tanpa akses, akses penuh atau radio pilih terpilih dan salah satu butang anak-anak akses pilihan.

7. Klik Seterusnya dan kemudian gambarkan hak dan akses pengguna yang tinggal.

   Apabila anda mengklik butang Seterusnya yang ditunjukkan di bahagian bawah setiap versi kotak dialog Kata Singkirkan Kata Laluan Pengguna dan Akses, QuickBooks memaparkan beberapa versi kotak dialog yang digunakan oleh QuickBooks untuk menanyakan kepada anda tentang hak pengguna dan akses.

   Anda mengehadkan hak dalam setiap bidang lain dengan cara yang sama seperti yang anda lakukan untuk jualan dan akaun yang akan diterima dan pembelian dan akaun yang perlu dibayar. Sentiasa berfikir apabila anda melangkah dan mengehadkan keupayaan pengguna. Anda mahu pengguna mempunyai hak yang diperlukan untuk melakukan tugas mereka, tetapi anda tidak mahu memberi mereka lebih banyak hak daripada yang mereka perlukan.

8. Tentukan sama ada pengguna boleh menukar atau memadam transaksi.

   Setelah anda melangkah lebih kurang setengah lusin versi Kotak Kata Sandi Kata Singkirkan dan Akses Pengguna yang bertanya tentang bidang perakaunan tertentu, QuickBooks memaparkan versi Transaksi atau Menghapuskan Transaksi Sambungkan Pengguna Kata Laluan dan Dialog Akses kotak. Secara umum, anda mahu mengehadkan keupayaan pengguna untuk menukar atau memadam transaksi.

9. Klik Seterusnya dan kemudian semak keputusan hak anda.

   Selepas anda mengklik Seterusnya, QuickBooks memaparkan versi terakhir dari kotak dialog Kata Sandi Pengguna dan Akses Pengguna. Ia mengenal pasti hak pengguna yang anda berikan atau dibenarkan. Anda boleh menggunakan kotak dialog ini untuk menyemak hak-hak seseorang. Sekiranya anda menyedari bahawa anda telah memberikan hak yang salah, klik butang Kembali untuk mengalihkan semula kotak dialog ke mana anda membuat kesilapan.

10. Setelah selesai dengan ulasan hak pengguna dan akses, klik Selesai.

    Dari titik ini ke hadapan, pengguna baru akan dapat menggunakan QuickBooks; Walau bagaimanapun, haknya adalah terhad kepada apa yang anda nyatakan.