QuickBooks 2013 Pro dan Premier dalam Persekitaran Pelbagai Pengguna - dummies

QuickBooks Pro dan Premier 2013 membolehkan anda menyediakan beberapa kata laluan untuk fail data QuickBooks. Apa yang benar-benar kemas mengenai ini ialah anda boleh memberitahu QuickBooks untuk membenarkan pengguna dan kata laluan tertentu hanya melakukan perkara-perkara tertentu.

Pemilik perniagaan, misalnya, mungkin mempunyai kata laluan yang membolehkannya berbuat apa-apa. Tetapi seorang kerani perakaunan baru, sebagai contoh, mungkin mempunyai kata laluan yang membolehkan dia hanya untuk mencatat bil ke dalam sistem.

Untuk menubuhkan pengguna dan kata laluan tambahan dalam edisi QuickBooks Pro dan QuickBooks Premier 2013, ikuti langkah berikut:

1. Pilih Syarikat → Sediakan Pengguna dan Kata Laluan → Sediakan Pengguna.

   QuickBooks memaparkan kotak dialog Senarai Pengguna. Kotak dialog Pengguna dan Peranan mengenalpasti mana-mana pengguna yang akses QuickBooks telah ditubuhkan dan peranan QuickBooks dapat dipenuhi apabila menggunakan QuickBooks. Senarai Pengguna, pada tab Senarai Pengguna kotak dialog, juga mengenalpasti siapa yang sedang log masuk ke sistem.

2. Beritahu QuickBooks bahawa anda ingin menambah pengguna dengan mengklik butang Tambah Pengguna.

   QuickBooks memaparkan kotak dialog Kata Laluan Pengguna dan Akses Pengguna yang pertama.

3. Kenal pasti pengguna dan membekalkan kata laluan.

   Beri setiap pengguna yang anda buat kata laluan nama pengguna. Anda melakukan ini dengan memasukkan nama pendek - mungkin nama pertama pengguna - ke dalam kotak Nama Pengguna. Selepas anda mengenal pasti pengguna, masukkan kata laluan pengguna ke dalam kotak teks Kata Laluan dan kotak teks Sahkan Kata Laluan.

4. Kenal pasti peranan pengguna.

   Gunakan kotak senarai Peranan yang Tersedia untuk memilih peranan (atau tugas) pengguna yang mengisi. Kemudian tambahkan peranan yang dipilih ke senarai peranan yang diberikan oleh pengguna dengan mengklik butang Tambah. Untuk memindahkan peranan dari pengguna, pilih peranan dari kotak senarai Peranan Ditetapkan dan kemudian klik Buang.

   Kotak Deskripsi di bahagian bawah kotak dialog Pengguna Baru menerangkan peranan dengan lebih terperinci, termasuk jenis pengguna QuickBooks yang mungkin biasanya diberikan peranan yang dipilih.

5. (Pilihan) Ubah suai peranan yang diperlukan.

   Anda boleh memperhalusi peranan yang anda, dengan bantuan QuickBooks, diberikan. Untuk melakukannya, pilih tab Peranan pada kotak dialog Pengguna dan Peranan, klik peranan yang anda hendak ubah, dan klik butang Edit. Apabila QuickBooks memaparkan kotak dialog Edit Role, pilih aktiviti perakaunan atau kawasan dari senarai Kawasan dan Aktiviti dan kemudian gunakan butang Tahap Akses Kawasan untuk menentukan apa yang pengguna boleh melakukan peranan yang dipilih.

   Anda boleh menunjukkan bahawa pengguna sepatutnya tidak mempunyai akses dengan memilih butang radio Tiada.Anda boleh menunjukkan bahawa pengguna harus mempunyai akses penuh dengan memilih butang radio Penuh. Jika pengguna sepatutnya mempunyai akses separa, anda pilih butang Separa dan kemudian semak atau nyahtandai sesuai dengan yang sesuai dengan Buat, Ubah Suai, Padam, Cetak, dan Lihat Baki kotak. Klik OK untuk menyimpan sebarang perubahan dan kembali ke kotak dialog Pengguna dan Peranan.

   Anda dapat melihat akses apa-apa peranan pada mulanya dengan memilih salah satu penyertaan dalam senarai Kawasan dan Aktiviti. QuickBooks menggunakan butang dan kotak Aras Akses Kawasan untuk menunjukkan tetapan semasa untuk peranan.

6. (Pilihan) Semak semula kebenaran pengguna anda.

   Selepas anda menyediakan pengguna, anda harus (hanya berhati-hati) menyemak semula keizinan yang telah anda berikan kepada pengguna. Untuk melakukan ini, klik tab Senarai Pengguna pada kotak dialog Pengguna dan Peranan, pilih pengguna, kemudian klik butang Lihat Kebenaran.

   Apabila QuickBooks memaparkan kotak dialog Lihat Permissions (tidak ditunjukkan), pilih pengguna dan kemudian klik butang Paparan untuk melihat tetingkap Lihat Kebenaran, yang memaparkan senarai terperinci mengenai apa yang pengguna boleh dan tidak boleh lakukan.

7. (Pilihan) Semak ubahsuai peranan anda.

   Jika anda membuat perubahan kepada keizinan peranan, anda mungkin juga ingin menyemak perubahan tersebut. Untuk melakukannya, klik tab Senarai Peranan dalam kotak dialog Pengguna dan Peranan, pilih peranan, dan klik butang Lihat Kebenaran. QuickBooks memaparkan versi satu lagi kotak dialog Permintaan Lihat yang menyenaraikan peranan yang anda dan QuickBooks telah disediakan.

   Pilih peranan yang anda hendak semak semula dan kemudian klik butang Lihat Kebenaran. QuickBooks memaparkan versi lain dari tetingkap Lihat Kebenaran dengan senarai terperinci tentang apa yang seseorang boleh memainkan dan tidak boleh melakukan.

8. Setelah selesai dengan semakan kebenaran pengguna dan peranan, klik Tutup untuk menutup sebarang tetingkap terbuka dan kemudian klik butang Batal atau Tutup untuk menutup sebarang kotak dialog terbuka.

   Dari titik ini ke hadapan, pengguna baru boleh menggunakan QuickBooks; Walau bagaimanapun, haknya adalah terhad kepada apa yang anda nyatakan.

Akauntan sering mahu melihat hak-hak pengguna yang ada. Ini benar terutamanya jika anda telah diaudit oleh CPA anda sebagai sebahagian daripada penutupan tahunan. (Anda mungkin diaudit jika bank mahukan penyata kewangan yang telah diaudit, sebagai contoh.) Tetingkap Permintaan Lihat QuickBooks adalah cara yang licik untuk melihat data ini dalam talian, dan jika anda mahu mencetak salinan maklumat kebenaran, semua yang perlu anda lakukan ialah klik butang Cetak tetingkap.