QuickBooks: 4 Cara Simpan Rekod Kewangan Rapi - dummies

Kebolehpercayaan dan kegunaan data QuickBooks 2014 anda bergantung pada tahap yang besar tentang bagaimana kemas dan kemas anda menyimpan rekod kewangan anda. Untuk membantu anda atau kakitangan anda melakukan tugas yang lebih baik, pertimbangkan untuk menggunakan empat teknik berikut.

Teknik # 1: Menyelaraskan akaun bank QuickBook anda dengan kerap

Apabila anda meluangkan masa untuk mendamaikan akaun bank, bukan sahaja anda meningkatkan ketepatan rekening akaun bank anda (termasuk baki akaun anda); tetapi anda juga secara tidak langsung menyemak sekumpulan transaksi lain, termasuk semua hasil yang mengalir ke dalam akaun bank tertentu. Dan anda menyemak perbelanjaan yang dibayar daripada akaun tertentu.

Jadi, garis bawah: Rekonsiliasi akaun bank anda dengan kerap.

Teknik # 2: Mengemaskini baki akaun pinjaman

Jika anda telah meminjam wang dari bank, anda perlu menyemak semula baki akaun tersebut. Dan anda perlu mengemas kini baki akaun jika ia tidak sepadan dengan rekod akhir tahun pemberi pinjaman.

Baki akaun pinjaman biasanya pergi "salah" dari masa ke masa kerana pecahan pembayaran ke komponen utama dan kepentingannya sedikit. Kesilapan ini mula menambahkan dari masa ke masa.

Anda sering boleh membetulkan baki akaun pinjaman dengan menambahkan entri jurnal yang "membetulkan" baki akaun yang salah dan kemudian membuang debit atau kredit yang diperlukan untuk mengimbangi kategori perbelanjaan faedah pinjaman.

Teknik # 3: Semak pembayaran anak yatim piutang

Orang ramai menganggapnya mudah untuk dimasukkan ke dalam pembayaran pelanggan tetapi tidak pernah menerapkan pembayaran kepada invois. Apabila ralat peninggalan ini berlaku, perniagaan menghilangkan hasil daripada penyata untung rugi dan mengurangkan keuntungan dan keuntungannya. Jadi ini adalah kesilapan yang buruk.

Anda boleh mencari mana-mana pembayaran yatim ini dalam fail QuickBooks dengan menghasilkan kunci kira-kira tunai. Jika baki asas tunai menunjukkan nilai negatif untuk akaun yang belum terima, yang menunjukkan anda telah memasukkan pembayaran ke QuickBooks tetapi tidak pernah menggunakan pembayaran pada invois.

Untuk membetulkan ralat ini (atau membetulkan ralat ini beberapa kali jika anda membuat banyak ralat), anda perlu membuat halaman menerusi pembayaran pelanggan anda atau menghasilkan laporan transaksi untuk pelanggan untuk mencari orang yang tidak anda gunakan.

Teknik # 4: Semak kunci kira-kira anda

Anda tahu di mana kesilapan perakaunan sering muncul paling menarik? Pada kunci kira-kira anda.

Oleh sebab itu, masuk ke dalam tabiat kerap menghasilkan lembaran imbangan. Mencari nombor yang pelik, sebagai contoh, dana undeposited yang berjumlah $ 40, 000 (yang bermaksud QuickBooks mengira anda mempunyai 40 wang tunai yang terletak di sekitar tempat pejabat) atau baki tunai yang $ 11,000 (bermakna anda telah terlebih dahulu mengeluarkan akaun semak anda dengan 11 besar).

Anda boleh menyelidik nombor kira-kira lucu dengan mengklik dua kali nilai ganjil dalam tetingkap laporan dan kemudian melihat melalui data urus niaga yang menambah nilai tertentu yang salah.

Satu titik akhir mengenai teknik pengecualian ralat ini: Sering kali, ralat yang menghasilkan nilai imbangan imbangan gila bukanlah transaksi yang dimasukkan dengan salah tetapi transaksi yang telah ditinggalkan.