QuickBooks Pro dan Premier dalam Persekitaran Multi-Pengguna - patung

Anda tidak terhad hanya menggunakan satu kata laluan untuk mengawal akses ke fail data QuickBooks anda. Untuk menyediakan pengguna tambahan dalam QuickBooks Pro dan QuickBooks Premier, ikuti langkah berikut:

1Pilih Syarikat → Sediakan Pengguna dan Kata Laluan → Siapkan Pengguna perintah.

QuickBooks memaparkan kotak dialog Senarai Pengguna, yang mengenal pasti mana-mana pengguna yang telah diakses oleh QuickBooks dan yang sedang log masuk ke sistem.

2Tell QuickBooks yang anda mahu tambah pengguna dengan mengklik butang Tambah Pengguna.

QuickBooks memaparkan kotak dialog Kata Laluan Pengguna dan Akses Pengguna yang pertama.

3Tentukan pengguna dan sediakan kata laluan.

Berikan setiap pengguna yang anda buat kata laluan nama pengguna dengan memasukkan nama pendek - mungkin nama pertama pengguna - dalam kotak Nama Pengguna. Selepas anda mengenal pasti pengguna, anda memasukkan kata laluan pengguna dalam kedua-dua kotak teks Kata Laluan dan kotak teks Sahkan Kata Laluan.

4Klik Seterusnya untuk meneruskan dan kemudian nyatakan sama ada anda ingin menghadkan akses untuk pengguna baru.

Apabila QuickBooks memaparkan kotak dialog Kata Laluan Pengguna dan Akses Pengguna yang kedua, tunjukkan sama ada anda mahu menghadkan akses dan hak untuk pengguna. Sekiranya anda mahu mengehadkan akses dan hak (hak adalah perkara yang boleh dilakukan oleh pengguna), pilih butang radio Bidik Terpilih yang dipilih.

Jika anda mahu pengguna dapat berbuat apa-apa, pilih butang Semua Kawasan butang radio QuickBooks. Sekiranya anda menunjukkan bahawa pengguna baru harus mempunyai akses kepada semua bidang QuickBooks, anda telah selesai menyediakan kata laluan pengguna. Anda boleh melangkau langkah-langkah yang selebihnya.

5Click Next untuk meneruskan dan kemudian menerangkan akses kepada maklumat dan tugas dan jualan yang boleh diterima dan jualan akaun.

Selepas anda melengkapkan Langkah 4, QuickBooks memaparkan kotak dialog Kata Laluan Pengguna dan Akses Pengguna yang ketiga. Ini adalah yang pertama dari satu siri kotak dialog yang membimbing anda melalui temu bual, bertanya soalan terperinci mengenai jenis akses yang harus diberikan oleh setiap pengguna ke kawasan tertentu.

Sebagai contoh, berkenaan dengan aktiviti jualan, QuickBooks meminta akses kepada transaksi (seperti invois, memo kredit, dan maklumat akaun yang boleh diterima). Anda boleh menunjukkan bahawa pengguna sepatutnya tidak mempunyai akses dengan memilih butang radio Tiada Akses.

Anda boleh menunjukkan bahawa pengguna harus mempunyai akses penuh dengan memilih butang radio Akses Penuh. Jika pengguna sepatutnya mempunyai akses separa, anda pilih butang radio Akses Selektif dan kemudian pilih salah satu butang anak pilihan Akses: Buat Transaksi Sahaja, Buat dan Cetak Urus Niaga, atau Buat Urus Niaga dan Buat Laporan.

6Klik Seterusnya dan kemudian gambarkan hak pembelian dan akaun yang perlu dibayar.

Selepas anda melengkapkan Langkah 5 dengan mengklik Seterusnya, QuickBooks memaparkan kotak dialog Kata Singkirkan Pengguna dan Akses Pengguna yang keempat, yang membolehkan anda menentukan apa akses pengguna baru ini dalam pembelian dan akaun-akaun yang perlu dibayar. Anda boleh memilih butang radio Tiada Akses. Anda boleh memilih butang radio Akses Penuh.

Atau anda boleh memilih beberapa jalan tengah dengan memilih butang radio Akses Pilihan dan salah satu butang anak pilihan Akses. Peraturan yang sama untuk menetapkan hak dan akses yang dikenakan ke atas pembelian dan akaun-akaun yang perlu dibayar kawasan dikenakan kepada bahagian jualan dan akaun yang belum diterima.

7Click Next dan kemudian gambarkan hak dan akses pengguna yang lain.

Apabila anda mengklik butang Seterusnya yang dipaparkan di bahagian bawah setiap versi kotak dialog Kata Singkirkan Pengguna dan Akses Pengguna, QuickBooks memaparkan beberapa versi kotak dialog yang lain yang digunakan untuk menanyakan kepada anda tentang hak pengguna dan akses.

Sebagai contoh, selepas anda menerangkan hak yang sesuai untuk pengguna dalam pembelian dan kawasan yang perlu dibayar akaun, QuickBooks bertanya mengenai kawasan pemeriksaan dan kad kredit. Kemudian ia bertanya tentang kawasan inventori. Seterusnya, ia meminta tentang gaji. Kemudian ia bertanya tentang aktiviti perakaunan umum dan sensitif. Akhirnya, QuickBooks meminta akses kepada kemampuan pelaporan kewangan.

8Spekalkan sama ada pengguna boleh menukar atau memadam urus niaga.

Setelah anda melangkah lebih kurang setengah lusin versi Kotak Kata Sandi Kata Singkirkan Pengguna dan Akses yang menanyakan mengenai bidang perakaunan tertentu, QuickBooks memaparkan halaman Urus Niaga Pengguna dan Akses Pengguna Mengubah atau Menghapuskan Transaksi..

Laman Transaksi Mengubah atau Memadam membolehkan anda menunjukkan bahawa pengguna boleh atau tidak boleh menukar transaksi yang direkodkan sebelum tarikh tutup. Secara umum, anda mahu mengehadkan kebolehan pengguna untuk menukar atau memadam transaksi.

9Click Next dan kemudian semak keputusan hak anda.

Apabila anda mengklik Seterusnya, QuickBooks memaparkan versi akhir kotak dialog Kata Sandi Pengguna dan Akses Pengguna, yang mengenal pasti hak pengguna yang anda tetapkan atau dibenarkan. Anda boleh menggunakan kotak dialog ini untuk menyemak hak-hak seseorang.

Jika anda menyedari bahawa anda telah memberikan hak yang salah, klik butang Kembali untuk mengalihkan kembali kotak dialog ke salah satu tempat anda membuat kesilapan. Tukar hak penyerah hak, dan klik butang Seterusnya untuk kembali ke tetingkap akhir kotak dialog Kata Singkirkan Kata Laluan Pengguna dan Akses.

10 Apabila anda selesai dengan semakan hak pengguna dan akses, klik Selesai.

Dari titik ini ke hadapan, pengguna baru akan dapat menggunakan QuickBooks; Walau bagaimanapun, haknya adalah terhad kepada apa yang anda nyatakan.