Menjadualkan Mesyuarat dengan Lotus Notes 6 - dummies

Untuk membuat Mesyuarat baru, pertama buka Kalendar anda dan kemudian klik butang Jadual Mesyuarat di bar Tindakan. Borang Mesyuarat kosong muncul. Dalam Rajah 1, anda boleh melihat borang Mesyuarat sampel.

Gambar 1: Mencipta mesyuarat baru.

Kebanyakan bidang dalam bentuk Mesyuarat adalah sama seperti yang terdapat dalam borang Pelantikan. Anda perlu mengisi asas-asas, seperti subjek, kapan, tempoh, dan lokasi. Seterusnya, anda akan teruskan untuk mempertimbangkan siapa yang akan dijemput.

Mengundang Jemputan

Dalam kes yang paling mudah, anda hanya masukkan nama orang yang anda mahu datang ke mesyuarat anda. Isikan saja bidang bahagian Jemputan (sebelah kiri bawah) serta tarikh, masa, dan bahagian lokasi borang Mesyuarat baru. Seperti yang anda lihat dalam Rajah 1, anda boleh menjemput tiga jenis orang: Diperlukan, Pilihan, dan FYI.

• Diperlukan: Sesiapa yang anda namakan senarai anda dalam bidang ini dianggap oleh Nota sebagai peserta wajib pertemuan anda. Ini amat penting apabila anda meminta Nota untuk mencari masa terbaik untuk mesyuarat menggunakan Penjadual.

• Pilihan: Setakat Nota berkenaan, orang ini benar-benar seperti Orang yang Diperlukan. Nota merujuk jadual mereka jika anda meminta Nota untuk mencari masa terbaik untuk mesyuarat anda. Jika seseorang itu disenaraikan sebagai undangan Pilihan dalam jemputan Mesyuarat, kehadirannya tidak semestinya wajib.
• FYI: Gunakan medan ini jika anda ingin menghantar Rapat notis - berbeza daripada jemputan - kepada seseorang. Katakan anda perlu menjadualkan mesyuarat dengan ahli pasukan anda. Anda boleh memasukkan nama setiap ahli pasukan dalam medan Diperlukan tetapi meletakkan nama bos anda dalam medan FYI. Dengan cara itu setiap rakan anda menerima jemputan untuk mesyuarat, tetapi pengurus anda hanya mendapat notis mesyuarat. Dengan itu bos anda tahu bahawa anda sedang mengadakan mesyuarat dan anda menghantar jemputan tetapi juga tidak dijangka hadir.

Orang dalam bidang yang Dikehendaki dan Pilihan tidak akan melihat nama sesiapa yang anda cantumkan dalam medan FYI jemputan Pertemuan.

Klik butang yang kelihatan seperti buku telefon kecil di sebelah kanan Bidang Diperlukan, Pilihan dan FYI untuk memilih nama dari Direktori Awam.

Cara paling mudah untuk membuat jemputan Mesyuarat baru adalah seperti berikut:

1. Dalam medan Subjek, masukkan subjek.

2. Dalam Bidang Apabila, pilih tarikh dan masa mula dan tamat untuk mesyuarat.

3. Dalam medan Dimana, tetapkan lokasi.

4. Dalam medan Jemput, masukkan nama orang yang ingin anda jemput.

5. Klik butang Simpan dan Hantar Undangan di bar Tindakan.

Semua Jemputan anda menerima mesej dalam Peti Masuk mereka meminta mereka untuk datang ke mesyuarat anda.

Satu-satunya masalah dengan pendekatan ini - walaupun sudah tentu langsung - adalah bahawa ia biasanya memulakan serentetan mesej e-mel bolak-balik antara anda dan tetamu anda. Anda tahu, "Saya tidak boleh membuatnya di 9:30, tetapi bagaimana pula dengan 10? "Pelbagai. Bergantung kepada bilangan orang yang anda jemput untuk mana-mana mesyuarat tertentu, anda mungkin menghabiskan sedikit masa selepas menghantar jemputan cuba menyelarasnya kerana mereka semua kembali kepada anda dengan "Ya, saya boleh" atau "Tidak, Saya tidak boleh "jawapannya.

Anda boleh dengan mudah melengkapkan dilema ini. Daripada menggunakan proses mudah yang disenaraikan di atas, tanya Penjejak Nota untuk mengkaji semula setiap Kalendar yang dijemput untuk mencari masa yang sama apabila semua orang boleh didapati. Berbekalkan maklumat ini, anda boleh menetapkan masa mesyuarat yang mudah untuk (semoga) semua orang. Jemputan anda tiba di Peti Masuk tetamu anda sebelum dimuatkan dengan tarikh dan masa yang anda tahu (heh, heh) apabila mereka bebas. Mana-mana tetamu anda masih boleh merosot, sudah tentu, tetapi anda mengurangkan kemungkinan kejadian yang terjadi secara dramatik kerana anda mengelakkan konflik yang paling banyak di depan.

Menggunakan Penjadual

Untuk mempunyai Nota mencadangkan masa yang optimum untuk mesyuarat berdasarkan apabila peserta mesyuarat yang Diperlukan dan Pilihan anda tersedia, tahan klik yang Simpan dan Hantar Undangan baru lagi. Sebaliknya, isi borang Mesyuarat anda seperti biasa dan kemudian klik Klik untuk Lihat butang Ketersediaan Jemputan, Bilik, dan Sumber, yang boleh anda dapati di bahagian Penjadual (bawah) borang Mesyuarat. (Rujuk kepada Rajah 1.)

Rajah 2 menunjukkan contoh Undangan pertemuan dengan Scheduler dibuka.

Gambar 2:

Gunakan Penjadual untuk mengetahui apabila tetamu anda boleh berjumpa. Apabila anda menggunakan Penjadual untuk mempunyai Nota mencari masa mesyuarat untuk anda, anda mempunyai dua cara untuk melihat: mengikut masa terbaik atau mengikut butiran jadual. Pertama, pilih butang radio Ringkasan (di bawah tajuk Tunjukkan, sebelah kiri) untuk memastikan pandangan itu. Pandangan ini mungkin adalah yang paling mudah untuk digunakan kerana anda dapat melihat sepintas lalu satu set masa cadangan di mana semua orang yang anda undangan tersedia.

Untuk menggunakan salah satu masa yang dicadangkan oleh Nota, pilih masa yang mudah untuk semua orang dari senarai jeda yang disyorkan untuk Hari Pilihan dan kemudian klik Gunakan Butang Masa yang Dipilih di bawahnya. Nota kemudian akan menyesuaikan masa jemputan Mesyuarat anda. Anda boleh melihat medan di Whensection di bahagian atas borang Mesyuarat perubahan sewajarnya apabila anda mengklik entri dalam senarai ini.

Anda juga boleh mengklik mana-mana tarikh dalam kalendar bulan kecil (bawah kanan borang) untuk memeriksa hari yang berbeza dan untuk melihat bila sahabat anda tersedia pada hari itu.

Lihat anak panah kecil bersebelahan dengan Waktu yang Disyorkan untuk tajuk senarai Hari Terpilih. Klik anak panah ini untuk memaparkan lebih banyak pilihan ketersediaan jadual.Dari senarai lungsur yang muncul, anda boleh memilih untuk mencari masa lapang yang serasi pada hari, minggu, atau bulan tertentu. Ini amat berguna jika orang yang anda jemput tidak mempunyai sebarang ketersediaan pada tarikh asal yang anda pilih.

Jika anda menghadapi kesukaran mencari masa yang berfungsi untuk

semua Jemputan anda, klik Semak jika Semua Pilihan Boleh Di Hadapi Dapat Diikuti dan kemudian gunakan senarai jatuh turun berikut untuk memilih waktu untuk kumpulan yang lebih kecil orang. Ini berguna apabila anda cuba menjadualkan mesyuarat dengan jumlah yang lebih besar - lebih daripada 20 orang. Satu lagi cara visual untuk mencari masa apabila Jemputan anda tersedia adalah untuk melihatnya mengikut butiran jadual. Pilih butang Butiran radio (di bawah tajuk Papar) untuk melihat jadual yang menunjukkan masa apabila setiap tetamu anda tersedia. Anda dapat melihat pandangan seperti dalam Rajah 3. Satu kelebihan jadual penjadualan ini ialah bahawa anda dapat melihat, setiap orang, ketersediaan masa lapang selama dua minggu.

Gambar 3:

Lihat butiran jadual individu untuk mencari masa lapang. Seret bar menegak yang besar dan telus sehingga anda mencari masa apabila semua orang boleh didapati. (Ia bertukar menjadi hijau apabila ini berlaku.) Blok putih dalam jadual mewakili masa yang terbuka dan tersedia, dan blok berwarna mewakili masa apabila peserta yang diberikan sebaliknya diduduki. Jika semua jemputan tidak tersedia, bar menegak bertukar menjadi merah untuk memberitahu anda bahawa keseluruhan pos anda tidak dapat hadir. (Kekunci di bahagian bawah skrin mengingatkan anda tentang status status setiap warna.)

Tidak kira kaedah mana yang anda pilih untuk mencari masa apabila anda semua boleh bertemu, anda mesti klik butang Simpan dan Hantar Undangan pada Tindakan bar apabila anda selesai.