Tips untuk Bekerja dengan Peraturan MYOB dan Bank Feeds - dummies

Salah satu perkara hebat mengenai MYOB AccountRight ialah anda boleh menetapkan peraturan bank untuk memperuntukkan transaksi secara automatik. Berikut adalah beberapa petua untuk membuat peraturan yang berfungsi dengan betul, setiap masa.

• Pastikan syarat peraturan semudah mungkin. Sebagai contoh, mungkin pembayaran terbaru kepada mekanik anda muncul sebagai 'EFTPOS BAY AUTOMOTIVE AU'. Pasti, anda boleh membuat peraturan yang memberitahu MYOB untuk memperuntukkan sebarang transaksi dengan kata-kata yang tepat ini kepada Perbelanjaan Kenderaan Bermotor, tetapi sebaliknya, ambil sedikit masa untuk memudahkan syarat peraturan. Contohnya, buat peraturan yang memberitahu MYOB untuk memperuntukkan sebarang transaksi dengan perkataan 'BAY AUTOMOTIVE' untuk Perbelanjaan Kenderaan Bermotor. Dengan cara ini, jika anda membayar dengan kad kredit dan bukannya EFTPOS kali berikutnya, atau perubahan mekanik kemudahan saudagar mereka supaya teks pernyataan bank menunjukkan secara berlainan, peraturannya lebih cenderung tetap betul.

• Pastikan nama peraturan informatif dan mudah dikenal pasti. MYOB mungkir untuk menggunakan keterangan keseluruhan dari teks pada penyata bank anda sebagai nama peraturan. Menggunakan contoh di atas, nama peraturan menjadi 'EFTPOS BAY AUTOMOTIVE AU'. Jangan terima lalai ini, tetapi sebaliknya sentiasa edit nama peraturan untuk membuat peraturan anda lebih mudah dicari pada masa akan datang. Sebagai contoh, nama peraturan yang baik untuk urus niaga ini mungkin 'Pembaikan Kenderaan Otomotif Bay', kerana nama ini termasuk teks penyata bank yang berkaitan, serta jenis perbelanjaan.

• Apabila membuat peraturan, sentiasa pergi ke Pilihan Lanjutan dan masukkan nama pembekal atau pelanggan di sudut kanan bawah. Walaupun memilih kad tidak wajib, ingat bahawa kecuali jika anda memilih kad, anda tidak akan dapat melihat semua urus niaga untuk pelanggan atau pembekal ini pada masa akan datang. Ketiadaan sejarah urus niaga terperinci ini boleh menjadi kesakitan yang nyata, jadi ambil masa tambahan untuk menambah maklumat ini setiap kali anda membuat peraturan baru.

  Apabila menggunakan perbankan Internet untuk membuat pembayaran elektronik kepada pembekal, berfikir dengan teliti tentang bagaimana penerangan akan muncul pada penyata bank anda. Tanya sendiri, adakah anda akan dapat membuat peraturan berdasarkan perihalan ini? Jawapan kepada soalan ini bergantung kepada bank anda dan sama ada nama Penerima Pembayaran sentiasa muncul pada penyataan anda. Satu tip adalah untuk menyelamatkan butiran pembekal dan penerangan pembayaran dalam perbankan Internet anda supaya tepat teks yang sama muncul setiap kali. Dengan cara ini, anda boleh membuat peraturan berdasarkan teks khusus itu.

• Perhatikan peraturan duplikat. Pergi melalui peraturan anda dari semasa ke semasa dan semak semula bagaimana anda menetapkan syarat anda.Jika anda dapat melihat dua peraturan yang mempunyai syarat yang sama, sama ada padam salah satu peraturan atau mengubah syarat peraturan.

• Dapatkan MYOB untuk memisahkan peratusan peribadi secara automatik. Untuk perbelanjaan yang anda kerap berpecah antara perniagaan dan peribadi (contohnya, mungkin anda selalu memperuntukkan 75 peratus petrol kepada perniagaan dan 25 peratus kepada peribadi), gunakan pilihan lanjutan untuk membuat peraturan yang membahagikannya secara automatik.

• Semasa dalam tetingkap Suapan Bank, selalulah berehat tetikus anda pada ikon Teratur Peraturan sebelum mengklik Luluskan. Dengan cara ini, MYOB memaparkan akaun apa transaksi yang akan diperuntukkan, dan anda boleh menyemak peraturan itu berfungsi dengan betul.

• Jangan buat aturan dengan syarat bahawa sebarang transaksi yang mengandung kata 'BP' diperuntukkan kepada petrol. Kenapa tidak? Kerana jika anda berbuat demikian, setiap transaksi BPAY, tidak kira sama ada untuk elektrik, telefon atau cukai, akan diperuntukkan untuk petrol, semata-mata kerana 'BPAY' mengandungi huruf 'BP'.

• Jika anda mempunyai urus niaga yang tinggi, pertimbangkan untuk menyatakan nama peraturan dalam medan Memo apabila membuat peraturan. Sebagai contoh, jika anda membuat peraturan dengan syarat bahawa setiap transaksi yang mengandungi kata 'Katoomba Au' diperuntukkan untuk Perbaikan Kenderaan Bermotor (kerana Katoomba Au dalam hal ini bermaksud Katoomba Otomotif '), satu trik adalah untuk pergi ke Pilihan Lanjutan dan sebagai Memo untuk peraturan ini, ketik 'Transaksi Dibuat Menggunakan Katoomba Automotive Rule'. Dengan cara ini, jika anda mengkaji semula urus niaga pada penghujung suku tahun atau akhir tahun dan anda mendapati bahawa urus niaga telah diperuntukkan secara salah, anda tahu peraturan mana yang telah menyebabkan perkara menjadi salah.

Digunakan dengan betul, peraturan bank boleh menyimpan sehingga 90 peratus masa kemasukan data, dan hampir menghapuskan keperluan untuk pemulihan bank yang memakan waktu.