Video: Sistem Penyimpanan Arsip - Sistem Abjad 2025
Walaupun dengan QuickBooks sekitar, para pemegang buku sering tertanya-tanya berapa lama mereka harus menyimpan laporan lama, salinan invois, dan bit lain maklumat perakaunan. Tidak ada satu-saiz yang sesuai untuk semua ini, tetapi QuickBooks dapat membantu anda dengan pengekalan dokumen. Walau bagaimanapun, terdapat beberapa perkara yang perlu dipertimbangkan:
-
Pertimbangkan sama ada pihak yang satu lagi untuk urus niaga akan menginginkan maklumat tersebut. Sebagai contoh, jika anda secara kronik berhujah dengan vendor mengenai sama ada anda telah membayar beberapa bil, masuk akal untuk menggantung bil penjual dan rekod pembayaran anda selama asalkan hujah dapat diteruskan. Ini bermakna bahawa apa-apa dokumen yang mendokumenkan bil penjual dan pembayaran tidak semestinya perlu dikekalkan jika anda tidak mempunyai masalah.
-
Pertimbangkan keperluan perakaunan cukai. Mengikut undang-undang (ramai yang tidak menyedari ini), perniagaan diperlukan untuk mengekalkan rekod perakaunan untuk melaporkan keuntungan, kerugian, pendapatan, dan potongan kepada Perkhidmatan Hasil Dalam Negeri. Ini bermakna bahawa apa-apa yang anda perlukan untuk mengira keuntungan anda atau substantiat unsur pengiraan anda harus dikekalkan. Bagaimanapun, statut ketetapan wujud yang biasanya berjalan tiga tahun dari tarikh anda terakhir memfailkan penyata. Ini bermakna bahawa, dalam kebanyakan kes, anda tidak perlu menyimpan kerja kertas yang lebih tua dari tiga tahun sebelum pulangan yang berkaitan dengannya. Satu kata yang berhati-hati adalah teratur kerana beberapa pengecualian wujud untuk ketetapan tiga tahun ini:
-
Jika anda benar-benar ceroboh dan melalui sloppiness anda mengabaikan pendapatan kasar melebihi 25 peratus daripada apa yang menunjukkan pulangan anda, statut keterbatasan sama dengan enam tahun.
-
Sekiranya tiada pemulangan yang difailkan atau pemfailan penipuan yang difailkan, tiada statut ketetapan wujud.
-
-
Pertimbangkan rekod lama yang mungkin anda perlukan pada masa hadapan untuk menghitung item untuk pulangan cukai anda. Keperluan ini perlu dikekalkan. Misalnya, jika anda membeli kilang 30 tahun yang lalu, menyimpan rekod pembelian itu sehingga selepas anda menjual kilang itu.
-
Perhatikan bahawa dalam sesetengah industri, peraturan atau peraturan pengekalan dokumen lain wujud. Sebagai contoh, jika anda seorang doktor, anda menyimpan rekod pesakit anda yang lama - dan ini termasuk maklumat perakaunan pesakit - untuk lebih lama daripada hanya tiga tahun. Peraturan pengekalan dokumen lain ini berbeza mengikut industri. Ketahui peraturan yang ada untuk industri anda.
Anda mungkin mahu berfikir dua kali mengenai hanya mencatat rekod kewangan.Anda mungkin mahu menghancurkan mereka. Beberapa kedai bekalan pejabat besar menawarkan perkhidmatan mencarik dalam kedai untuk harga yang berpatutan.
