Menggunakan QuickBooks untuk Mengurus Inventori dalam Firma Pembuatan - dummies

Pengesanan inventori dalam firma pembuatan lebih sukar daripada jenis perniagaan lain. Apabila anda mendidih segala-galanya menjadi intipati dalam QuickBooks, masalahnya berpunca dari beberapa keperluan perakaunan yang sukar:

Dalam persekitaran pembuatan, pengeluar menggabungkan barang-barang bahan mentah menjadi barangan siap. Ini bermakna - dan ini adalah bahagian yang mencabar - bahawa proses pembuatan mengurangkan jumlah dan nilai inventori untuk beberapa item (bahan mentah atau komponen) dan pada masa yang sama meningkatkan kiraan dan nilai yang lain, barangan barang.
Dalam persekitaran pembuatan, aturan mengatakan bahawa anda tidak hanya mengira nilai item dalam nilai inventori barang-barang siap. Anda juga menghitung kos buruh dan overhead kilang yang digunakan dalam pembuatan barangan.

QuickBooks menyelesaikan masalah pertama yang berkaitan dengan inventori pembuatan, tetapi tidak menyelesaikan atau menangani masalah kedua. Untungnya, selagi anda pengeluar kecil, anda mungkin tidak perlu terlalu bimbang tentang masalah kedua. Anda harus meminta CPA tentang perkara ini. Tetapi jangan risau - Kongres dan Perkhidmatan Hasil Dalam Negeri telah menyediakan banyak kelemahan yang menjadikan perakaunan lebih mudah untuk orang-orang kecil.

Mengendalikan inventori pembuatan cara mudah

Jika anda menggunakan QuickBooks Pro atau beberapa versi QuickBooks Premier yang lebih awal, anda tidak mempunyai keupayaan untuk mengira pembuatan inventori dalam QuickBooks. Yang terbaik yang boleh anda lakukan ialah item kumpulan untuk menggabungkan item individu dalam invois pelanggan.

Pendekatan ini terdengar ceroboh, tetapi ia tidak begitu buruk seperti yang anda fikirkan pada permulaan pertama. Anda boleh memilih untuk memaparkan hanya item kumpulan dalam invois pelanggan. Ini bererti - kembali kepada contoh bunga jualan bunga ros dan vas merah - bahawa penjual bunga boleh "memproduksi" pasir kristal dari selusin mawar merah dan kemudian menunjukkan item yang dihasilkan sebagai item kumpulan dalam invois pelanggan.

Satu perkara yang bermasalah tentang pendekatan "hanya menggunakan item kumpulan" ialah ia tidak memberikan anda cara untuk mengesan nilai inventori barang jadi.

Melakukan perakaunan inventori di QuickBooks

Untuk mengira pembuatan inventori dalam QuickBooks Premier atau QuickBooks Enterprise Solutions, anda menambah item perakitan inventori ke senarai Item untuk item yang anda hasilkan. Anda juga merekam pembuatan barang-barang seperti anda … baik, memproduksi mereka.

Anggap bahawa Porcelain Tasik Pine kebanyakannya hanya membeli dan menjual semula cawan kopi dan doodad porselin lain. Tetapi juga mengandaikan bahawa sekali setahun, Pine Lake Porcelain memasang koleksi cawan kopi merah ke dalam set hadiah St Hari Valentine. Dalam kes ini, QuickBooks boleh merekodkan pemasangan set hadiah berkotak yang menggabungkan, contohnya, empat cawan kopi merah, kotak kadbod, dan beberapa pembalut kertas tisu.

Menambah item pemasangan inventori

Untuk menerangkan item yang dibuat, ikuti langkah berikut:

Pilih Senarai → Senarai Item.
QuickBooks memaparkan tetingkap Senarai Item.
Klik butang Item dalam tetingkap Senarai Item, dan pilih Baru dari senarai juntai bawah.
QuickBooks memaparkan tetingkap Item Baru.
Pilih item Perhimpunan Inventori dari senarai juntai Jenis.
QuickBooks memaparkan versi Perhimpunan Inventori tetingkap Item Baharu.
Tentukan akaun untuk digunakan untuk menjejaki kos item ini apabila anda menjualnya.
QuickBooks mencadangkan Kos Jualan yang dijual. Sekiranya anda telah membuat akaun lain untuk COGS anda, pilih akaun lain yang sesuai.
Huraikan item yang dihasilkan.
Ketik perihalan item yang anda mahu muncul dalam dokumen yang dilihat oleh pelanggan anda, seperti invois. (QuickBooks mencadangkan penerangan yang sama yang anda gunakan dalam kotak teks Transaksi Keterangan pada Pembelian Transaksi sebagai lalai.)
Masukkan jumlah yang anda tetapkan untuk item dalam kotak Harga Jualan.
Tunjukkan sama ada item yang dihasilkan adalah tertakluk kepada cukai jualan dengan menggunakan senarai juntai Kod Cukai.
Gunakan senarai drop-down Akaun Pendapatan untuk menentukan akaun yang anda mahu QuickBooks digunakan untuk menjejaki pendapatan dari penjualan item tersebut.
Kenal pasti komponen yang masuk ke item siap.
Gunakan senarai Bill of Materials untuk mengenal pasti item komponen individu dan kuantiti yang diperlukan untuk membuat perhimpunan inventori. Setiap item komponen berjalan pada baris berasingan dalam senarai. Tidak terlalu berlebihan, tetapi ambil perhatian bahawa anda mengenal pasti item komponen dan bilangan item komponen yang diperlukan.
Kenal pasti akaun aset.
Nyatakan akaun aset semasa yang anda mahu menggunakan QuickBooks untuk menjejaki nilai item inventori ini.
Pilih titik bina.
Gunakan kotak Build Point untuk menentukan kuantiti inventori paling rendah bagi item ini yang boleh kekal sebelum anda membuat lebih banyak. Apabila tahap inventori jatuh ke kuantiti ini, QuickBooks menambah peringatan ke senarai Peringatan, memberitahu anda bahawa anda perlu membuat lebih banyak item.
Abaikan di Tangan dan kotak Nilai Keseluruhan.
Lihat kotak On Hand itu? Biarkan ia ditetapkan kepada sifar. Untuk memasukkan nombor sekarang adalah untuk merakam urus niaga yang tidak dikelaskan, dan anda tidak mahu melakukan itu. Teruskan dan biarkan medan Jumlah Nilai ditetapkan kepada sifar juga.
Biarkan Kotak kosong, atau masukkan tarikh semasa.
Tidak penting.

Versi Persediaan Inventori tetingkap Item Baru.

Rakaman pembuatan atau pemasangan item

Untuk membina beberapa pemasangan, pilih Vendor → Aktiviti Inventori → Membina Sidang Komando.QuickBooks memaparkan tetingkap Build Assembies. Apa yang anda lakukan ialah memilih perkara yang anda ingin bina dari senarai drop-down Item Assembly dan kemudian masukkan kuantiti yang anda (atau beberapa rakan sekerja yang tidak bermaya) yang dibina dalam kotak Kuantiti untuk Membina di sudut kanan bawah. Kemudian anda klik sama ada butang Build & Close atau Build & New. (Klik butang Build & New jika anda mahu merakam pemasangan beberapa item lain.)

Versi Build Builds tetingkap Item Baru.

Berikut adalah beberapa perkara yang perlu diingat mengenai perintah Build Build:

Di penjuru kanan sebelah atas tetingkap, QuickBooks menunjukkan kuantiti perhimpunan yang ada di tangan anda dan jumlah pelanggan yang telah membuat pesanan. Itu maklumat yang sangat berguna untuk dimiliki, jadi ingatlah bahawa ia ada di sana.
Meja di tetingkap Build Builds menunjukkan kepada anda apa yang masuk ke dalam produk anda. Tidak kerana anda peduli, tetapi ini adalah bil bahan.
Di bahagian bawah senarai bahan senarai, QuickBooks menunjukkan jumlah maksimum perhimpunan yang boleh anda buat, memandangkan pegangan persediaan semasa anda.
Apabila anda membina item, QuickBooks menyesuaikan jumlah item inventori. Jika anda membuat set hadiah berkotak, masing-masing dengan empat cawan merah dan dua tisu pembungkus, QuickBooks mengurangkan jumlah item cawan merah dan pembalut tisu, dan meningkatkan jumlah item set hadiah berkotak apabila anda merakam membina pemasangan itu.

Beberapa komponen yang digunakan dalam perhimpunan tidak boleh menjadi barang inventori. Anda boleh menggunakan bahagian noninventory dalam perhimpunan.

Menguruskan lokasi inventori berganda

QuickBooks Enterprise Solutions membolehkan anda menangani cabaran penyimpanan rekod penyimpanan inventori di beberapa lokasi. Untuk menghidupkan keupayaan ini, yang dikenali sebagai Penjejakan Inventori Lanjutan, pilih perintah Edit → Preferences, klik Item dan Inventori, klik tab Keutamaan Syarikat, dan kemudian klik butang Tetapan Inventori Lanjutan.

Jika anda menggunakan versi QuickBooks Enterprise Solutions, QuickBooks memaparkan kotak dialog yang membolehkan anda membina senarai laman inventori, dan juga menambahkan medan untuk tetingkap dan kotak dialog yang sesuai supaya anda dapat menjejaki item inventori oleh tapak. Sekiranya anda tidak menggunakan versi QuickBooks Enterprise Solutions, QuickBooks memaparkan maklumat mengenai cara anda boleh meningkatkan kepada Enterprise Solutions.