Apa Adakah Berkilau File Syarikat QuickBooks Adakah? - dummies

Anda mungkin perasan perintah Condense untuk fail data QuickBooks. Apa yang dilakukannya? Soalan yang baik. Proses pemfailan fail QuickBooks melakukan dua perkara:

• Perintah QuickBooks Condense mencipta salinan tetap fail data QuickBooks. (Salinan ini dipanggil salinan arkib salinan fail.) Salinan arkib fail syarikat adalah jumlah fail syarikat kerana ia wujud pada masa tertentu. Jika seseorang kemudiannya mempunyai soalan - mungkin akauntan anda, atau juruaudit persekutuan atau negeri - anda boleh menggunakan salinan arkib fail data untuk menunjukkan apa file syarikat kelihatan seperti pada suatu masa tertentu.
• Proses pemeluwapan fail menjadikan fail data lebih kecil dengan meringkaskan banyak transaksi terperinci tertutup lama yang menggunakan entri jurnal raksasa.

Oleh kerana pemeluwapan dan pengarkiban ini boleh sedikit mengelirukan, mari kita saksikan dengan tepat apa yang berlaku apabila anda mengatasi fail syarikat QuickBooks. Inilah yang biasanya dilakukan QuickBooks semasa proses:

• Menyimpan salinan arkib fail syarikat anda: Apabila anda membubarkan fail syarikat QuickBooks, QuickBooks menyimpan salinan arkib fail itu.
• Mengeluarkan urus niaga tertutup: Sebagai sebahagian daripada proses pemeluwapan, QuickBooks memberikan anda peluang untuk mengalih keluar transaksi lama, tertutup dari versi semasa, versi kerja syarikat QuickBooks. Ingat bahawa pengarsipan membuat salinan arkib fail syarikat QuickBooks. Anda masih mempunyai versi versi fail syarikat QuickBooks, dan kini versi bekerja dari fail syarikat QuickBooks yang akan dibersihkan, atau dikurangkan, dengan pemindahan transaksi lama dan tertutup.

Ditutup transaksi adalah transaksi yang QuickBooks tidak lagi perlu menjejaki secara terperinci. Invois pelanggan lama - selepas ia dibayar - adalah transaksi tertutup. Cek lama yang ditulis kepada sesetengah vendor - selepas ia dibersihkan bank - adalah transaksi tertutup.

• Meringkaskan urus niaga yang tertutup: Oleh kerana urus niaga yang lama dan tertutup dikeluarkan daripada fail data QuickBooks, pemeluwapan biasanya menghasilkan ringkasan jurnal bulanan ringkasan untuk urus niaga yang lama, tertutup dan menempatkan transaksi ringkasan ini dalam versi semasa, bekerja Fail data QuickBooks. Ringkasan jurnal bulanan ini membolehkan anda terus membuat penyata kewangan bulanan. Walaupun pengarkiban membuang semua urus niaga tertutup lama dari, katakan, Januari 2011, anda masih boleh menghasilkan penyata kewangan untuk Januari 2011 pada tahun 2017.Untuk menghasilkan penyata kewangan bulanan untuk Januari 2011, QuickBooks menggunakan ringkasan jurnal bulanan ringkasan.
• Menghapus jejak audit: QuickBooks mengekalkan jejak audit yang menunjukkan siapa yang telah memasukkan transaksi apa. Satu kesan hampir tersembunyi daripada pembersihan fail data QuickBooks berkenaan dengan jejak audit. Jika anda membersihkan fail syarikat dan menyatakan bahawa fail syarikat perlu dipeluwap, QuickBooks membersihkan jejak audit sebelum "transaksi tertutup ditutup pada atau sebelum" tarikh. Dalam erti kata lain, untuk tempoh masa di mana QuickBooks menghilangkan transaksi lama, tertutup, ia juga menghilangkan jejak audit transaksi tersebut.

Proses fail pemeliharaan biasanya bermaksud membuat salinan fail data QuickBooks yang anda letakkan di tempat dan kemudian membuat versi berskala fail syarikat kerja. Perintah yang anda gunakan untuk mengatasi fail syarikat QuickBooks, bagaimanapun, juga membolehkan anda membuat fail syarikat yang hampir kosong. Kebanyakan orang tidak perlu menggunakan pilihan ini.

Mungkin terdapat hanya satu kategori pengguna QuickBooks yang mungkin ingin membuat fail syarikat yang hampir kosong: CPA dan perunding (yang ingin menggunakan semula fail syarikat untuk unit perniagaan atau pelanggan lain) mungkin mahu menggunakan perintah ini untuk membuat syarikat fail data yang mempunyai banyak senarai telah ditetapkan.