Video: 1. Apa yang krew perlu buat sekiranya sakit 2024
Proses pemeluwapan fail QuickBooks melakukan dua perkara: Perintah QuickBooks Condense mencipta salinan tetap fail data QuickBooks (dipanggil salinan arkib fail); proses pemeluwapan fail menjadikan fail data lebih kecil dengan meringkaskan banyak transaksi tertutup yang terperinci lama yang menggunakan entri jurnal besar raksasa.
Oleh kerana pemeluwapan dan mengarkib ini boleh menjadi sedikit mengelirukan, inilah ringkasan cepat apa yang berlaku apabila anda mengatasi fail syarikat QuickBooks. Inilah yang biasanya dilakukan oleh QuickBooks semasa proses:
-
Menyimpan salinan arkib fail syarikat anda: Apabila anda membubarkan fail syarikat QuickBooks, QuickBooks menyimpan salinan arkib fail itu.
-
Mengeluarkan urus niaga tertutup lama: Sebagai sebahagian daripada proses pemeluwapan, QuickBooks memberi anda peluang untuk mengalih keluar transaksi lama, tertutup dari versi semasa, versi kerja syarikat QuickBooks. Ingat bahawa pengarsipan membuat salinan arkib fail syarikat QuickBooks.
Anda masih mempunyai versi versi fail syarikat QuickBooks, dan ini adalah versi semasa, versi kerja fail syarikat QuickBooks yang akan dibersihkan, atau dikurangkan, dengan penghapusan lama, tertutup urus niaga.
Transaksi tertutup adalah transaksi yang QuickBooks tidak lagi perlu menjejaki secara terperinci. Sebagai contoh, invois pelanggan lama - selepas ia dibayar - adalah transaksi tertutup. Cek lama yang ditulis kepada sesetengah vendor - selepas ia dibersihkan bank - adalah transaksi tertutup.
-
Meringkaskan urus niaga yang lama dan tertutup: Oleh kerana urus niaga yang lama dan tertutup dikeluarkan dari fail data QuickBooks, pemeluwapan biasanya mencipta penyertaan jurnal bulanan ringkasan untuk urus niaga lama, tertutup dan menempatkan transaksi ringkasan ini semasa, versi kerja fail data QuickBooks.
Ringkasan ringkasan jurnal bulanan ini membolehkan anda terus menyediakan penyata kewangan bulanan. Sebagai contoh, walaupun pengarkiban membuang semua transaksi tertutup yang lama, contohnya, Januari 2011, anda masih boleh menghasilkan penyata kewangan untuk Januari 2011 pada tahun 2014. Untuk menghasilkan penyata kewangan bulanan untuk bulan Januari 2011, QuickBooks menggunakan ringkasan jurnal bulanan.
-
Menghapus jejak audit: QuickBooks mengekalkan jejak audit yang menunjukkan siapa yang telah memasukkan transaksi apa. Satu kesan hampir tersembunyi daripada pembersihan fail data QuickBooks berkenaan dengan jejak audit. Jika anda membersihkan fail syarikat dan menyatakan bahawa fail syarikat perlu dipeluwap, QuickBooks membersihkan jejak audit sebelum "transaksi tertutup ditutup pada atau sebelum" tarikh.
Dengan kata lain, untuk tempoh masa di mana QuickBooks menghilangkan transaksi lama, tertutup, ia juga menghapuskan jejak audit transaksi tersebut.
Proses fail pemeluwapan biasanya bermaksud membuat salinan fail data QuickBooks yang anda simpan dan letakkan di tempat dan kemudian membuat versi berskala fail syarikat yang berskala. Perintah yang anda gunakan untuk mengatasi fail syarikat QuickBooks, bagaimanapun, juga membolehkan anda membuat fail syarikat yang hampir kosong.
Kebanyakan orang tidak perlu menggunakan pilihan ini. Hanya satu kategori pengguna QuickBooks yang mungkin ingin membuat fail syarikat yang hampir kosong: CPA dan perunding (yang mahu menggunakan semula fail syarikat untuk unit perniagaan atau pelanggan lain) mungkin mahu menggunakan arahan ini untuk membuat fail data syarikat yang mempunyai banyak senarai telah ditetapkan.
